E-Mail

Mit dem E-Mail-Kanal werden Nachrichten an Ihre Support-Adresse zu Unterhaltungen im Posteingang, und Ihr Team antwortet aus Commelia.

Einrichten

Öffnen Sie Projekteinstellungen → E-Mail und aktivieren Sie den E-Mail-Kanal.

1. Absender: Absendername und Support-Adresse eintragen. Antworten werden von dieser Adresse über den Mailserver der Plattform verschickt. Ihre Domain muss das erlauben (SPF/DKIM).
2. Eingehende E-Mails (IMAP): Server, Port, Benutzername und Passwort des Support-Postfachs eintragen. Mit IMAP testen prüfen Sie die Verbindung. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert.

Commelia prüft das Postfach jede Minute und macht aus neuen E-Mails Unterhaltungen.

So funktioniert es

• Antworten auf eine frühere E-Mail landen in derselben Unterhaltung (erkannt über die E-Mail-Header und die Nummer im Betreff).
• E-Mails Ihres Teams tragen Name, Logo und Farbe Ihres Projekts. Einleitung, Schlusshinweis und Fusszeile passen Sie unter Lokalisierung an. Die Fusszeile steht in jeder E-Mail an Besuchende, zum Beispiel mit Ihrer Adresse oder Website.
• Wer im Web-Chat ausserhalb der Öffnungszeiten eine E-Mail-Adresse hinterlässt, erhält die Antwort des Teams per E-Mail.
• Interne Notizen werden nie verschickt.

Optionale KI-Spam-Prüfung

Aktivieren Sie unter Projekteinstellungen → E-Mail → Spam-Prüfung die Option Spam-Prüfung mit KI aktivieren und speichern Sie. Sie ist standardmässig ausgeschaltet. Erforderlich sind ein konfigurierter KI-Anbieter, ein aktivierter KI-Assistent und ein verbleibendes KI-Kontingent der Organisation.

Jede eingehende E-Mail (auch eine Antwort) wird im Hintergrund geprüft. Die Konversation erscheint sofort mit einem Prüfhinweis; Antworten sind bis zum Abschluss pausiert. Interne Notizen bleiben möglich. Die Prüfung sendet höchstens 5000 Zeichen aus Absender, Betreff, ausgewählten Authentifizierungs-/Spam-Kopfzeilen und einem Textauszug. Rohe MIME-Daten und Anhänge werden nicht gesendet. Angaben in Kopfzeilen sind ungeprüfte Hinweise, kein Nachweis für gültiges SPF/DKIM. Die Datenschutzeinstellungen für KI-Anfragen gelten auch hier; die Prüfung zählt zum KI-Verbrauch. Begrenzte Auszüge in der Job-Warteschlange werden kurz nach Abschluss entfernt.

Potenzieller Spam bleibt im Posteingang sichtbar, wird jedoch abgedimmt. Öffnen Sie die Konversation, um die kurze Begründung zu lesen und Als Spam markieren oder Kein Spam zu wählen. Was die Markierung bewirkt, steht unter Spam. Bots antworten weder während einer laufenden Prüfung noch bei markiertem Spam. Schlägt die Prüfung fehl (etwa bei fehlender KI oder ausgeschöpftem Kontingent), erscheint ein eigener Prüfhinweis. Manuelle Antworten sind möglich; Bots bleiben bis zur Bestätigung Kein Spam pausiert. Eine Bestätigung schützt auch vor verspäteten Ergebnissen bereits empfangener Nachrichten; spätere E-Mails werden erneut geprüft. Spam-Hinweise und Begründungen sind intern und werden weder an Besucher noch über die öffentliche API ausgegeben.